La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site www.kymaxperience.com et les clients de KYMA XPERIENCE sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées.
IMMERSIV LIFE attache une importance particulière à la protection des données personnelles et s’engage à les traiter conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’à la législation française applicable en matière de protection des données personnelles.
1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre du site et des services KYMA XPERIENCE est :
IMMERSIV LIFE SARL au capital social de 10 000 € Siège social : 4 rue Germaine Richier – 37100 Tours – France SIREN : 517 731 964 SIRET : 517 731 964 00022 N° de TVA intracommunautaire : FR88 517731964
Gérant et représentant légal : Cyrille Peltier
E-mail : admin@immersivlife.com Téléphone : 06 61 76 84 59
Site internet : www.kymaxperience.com
2. DONNÉES PERSONNELLES SUSCEPTIBLES D’ÊTRE COLLECTÉES
Selon l’utilisation du site et des services KYMA XPERIENCE, IMMERSIV LIFE peut notamment collecter les catégories de données suivantes.
Données d’identification et de contact
- nom ;
- prénom ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone.
Données relatives aux réservations
- séance sélectionnée ;
- date et heure de la réservation ;
- date et heure de la séance ;
- statut de la réservation ;
- historique des réservations ;
- demandes de modification, report ou annulation ;
- informations communiquées volontairement lors de la réservation.
Données relatives au paiement
Les paiements sont susceptibles d’être traités par le prestataire de paiement sécurisé Stripe.
IMMERSIV LIFE ne conserve pas directement les données bancaires complètes du Client lorsque celles-ci sont transmises directement à Stripe.
IMMERSIV LIFE peut néanmoins recevoir ou conserver certaines informations relatives aux transactions, notamment :
- montant de la transaction ;
- date et heure du paiement ;
- statut du paiement ;
- identifiant ou référence de transaction ;
- informations nécessaires à la gestion d’un remboursement ;
- informations nécessaires à la facturation et à la comptabilité.
Données transmises au moyen des formulaires
Lorsqu’un utilisateur contacte KYMA XPERIENCE, peuvent notamment être collectés :
- nom et prénom ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone ;
- objet de la demande ;
- contenu du message.
Données techniques
Certaines données techniques peuvent être collectées lors de la consultation du site, notamment :
- adresse IP ;
- navigateur utilisé ;
- système d’exploitation ;
- type de terminal ;
- date et heure des connexions ;
- pages consultées ;
- données nécessaires à la sécurité du site ;
- informations relatives aux cookies et traceurs.
3. DONNÉES RELATIVES À LA SANTÉ
KYMA XPERIENCE est une expérience de bien-être et de relaxation et ne constitue pas une prestation médicale, paramédicale ou thérapeutique.
IMMERSIV LIFE n’a pas vocation à constituer un dossier médical ni à collecter systématiquement des données de santé.
Il est demandé aux utilisateurs de ne pas communiquer spontanément d’informations médicales détaillées dans les formulaires de réservation ou de contact.
Lorsqu’une situation particulière doit être signalée avant une séance, le Client est invité à transmettre uniquement les informations strictement nécessaires à son accueil et à sa sécurité.
En cas de doute concernant la compatibilité d’une expérience KYMA XPERIENCE avec son état de santé, le Client est invité à solliciter préalablement l’avis d’un professionnel de santé.
4. FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Les données collectées peuvent être utilisées pour :
Gestion des réservations
- permettre la prise de rendez-vous ;
- gérer les créneaux disponibles ;
- identifier le Client ;
- confirmer la réservation ;
- envoyer les informations pratiques relatives à la séance ;
- envoyer des confirmations ou rappels ;
- gérer les modifications, reports et annulations.
Gestion des paiements
- traiter le paiement des séances ;
- vérifier le statut des paiements ;
- gérer les remboursements éventuels ;
- prévenir les transactions frauduleuses ;
- gérer la comptabilité et la facturation.
Relation client
- traiter les demandes d’information ;
- répondre aux messages ;
- gérer les réclamations ;
- assurer le suivi de la relation commerciale.
Gestion administrative et juridique
Les données peuvent également être utilisées afin de :
- respecter les obligations légales et fiscales ;
- conserver les justificatifs nécessaires ;
- gérer les litiges éventuels ;
- assurer la défense des droits d’IMMERSIV LIFE.
Sécurité du site
Certaines données techniques peuvent être utilisées afin de :
- assurer la disponibilité et le fonctionnement du site ;
- détecter des comportements anormaux ;
- prévenir les accès frauduleux ;
- protéger le site et ses utilisateurs ;
- diagnostiquer les incidents techniques.
Communication commerciale
Lorsque les règles applicables le permettent, IMMERSIV LIFE peut proposer aux utilisateurs de recevoir des informations concernant :
- KYMA XPERIENCE ;
- les nouvelles expériences ;
- les actualités ;
- les événements ;
- les offres commerciales.
Lorsque le consentement est nécessaire, aucune communication de cette nature n’est adressée sans accord préalable.
Le consentement peut être retiré à tout moment.
5. BASES JURIDIQUES
Les traitements reposent selon les cas sur les bases juridiques suivantes.
Exécution du contrat ou mesures précontractuelles
Cette base concerne notamment :
- la réservation ;
- la gestion de la séance ;
- les communications nécessaires au rendez-vous ;
- le paiement ;
- les reports et annulations.
Obligations légales
Certaines informations doivent être traitées ou conservées afin de satisfaire notamment aux obligations fiscales, comptables et légales d’IMMERSIV LIFE.
Intérêt légitime
IMMERSIV LIFE peut notamment invoquer son intérêt légitime pour :
- assurer la sécurité de son site ;
- prévenir les fraudes ;
- gérer certaines réclamations ;
- protéger ses droits ;
- conserver certains éléments nécessaires à la preuve d’une transaction.
Consentement
Le consentement peut notamment être demandé pour :
- les communications commerciales qui le nécessitent ;
- les cookies non indispensables ;
- certains traitements facultatifs.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.
6. CARACTÈRE OBLIGATOIRE DES DONNÉES
Certaines informations sont indispensables pour permettre la réservation d’une séance.
Il s’agit notamment des données nécessaires pour :
- identifier le Client ;
- le contacter ;
- organiser son rendez-vous ;
- confirmer sa réservation ;
- traiter son paiement.
En l’absence de ces informations, IMMERSIV LIFE peut ne pas être en mesure de fournir le service demandé.
7. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ou organismes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions.
Il peut notamment s’agir :
- des personnes habilitées au sein d’IMMERSIV LIFE ;
- de l’hébergeur du site ;
- du prestataire de réservation ;
- du prestataire de paiement ;
- des prestataires nécessaires à l’envoi des confirmations et notifications ;
- des prestataires comptables ou administratifs ;
- des autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.
8. HÉBERGEMENT DU SITE – O2SWITCH
Le site KYMA XPERIENCE est hébergé par :
o2switch SAS au capital de 100 000 € SIRET : 510 909 807 00032 RCS Clermont-Ferrand France.
o2switch intervient notamment dans le cadre de l’hébergement :
- des fichiers constituant le site ;
- des bases de données éventuellement utilisées par le site ;
- des journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité ;
- des informations stockées directement dans l’infrastructure du site.
Dans le cadre des prestations d’hébergement, IMMERSIV LIFE demeure responsable du traitement des données personnelles et o2switch intervient en qualité de sous-traitant.
o2switch indique mettre en œuvre les mesures nécessaires à la confidentialité, à l’intégrité et à la sécurité des données hébergées.
L’infrastructure d’hébergement utilisée par o2switch est située en France. o2switch indique exploiter ses propres centres de données à Clermont-Ferrand et conserver les données hébergées sur le territoire français.
Certaines sauvegardes automatiques du service d’hébergement peuvent également être conservées pendant une durée limitée afin de permettre la restauration du site en cas d’incident.
9. RÉSERVATION EN LIGNE – CALENDLY
KYMA XPERIENCE utilise Calendly pour permettre aux Clients de sélectionner et réserver un créneau de séance.
Le service est fourni par :
Calendly LLC 115 E Main St, Ste A1B Buford, GA 30518 États-Unis.
Dans le cadre de la gestion des réservations, Calendly peut notamment traiter :
- nom et prénom ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone lorsque celui-ci est demandé ;
- séance ou type de rendez-vous sélectionné ;
- date et heure du rendez-vous ;
- réponses saisies dans le formulaire de réservation ;
- informations relatives aux confirmations, reports et annulations ;
- données techniques nécessaires à l’utilisation de la plateforme.
Calendly peut également envoyer au Client des confirmations, invitations de calendrier ou autres notifications associées à sa réservation.
Pour les données traitées pour le compte d’IMMERSIV LIFE dans le cadre du service de réservation, IMMERSIV LIFE agit en qualité de responsable du traitement et Calendly en qualité de sous-traitant.
Calendly intègre un Data Processing Addendum (DPA) à ses conditions contractuelles.
Calendly indique que certaines données sont traitées aux États-Unis et éventuellement dans d’autres pays situés en dehors du pays de résidence de l’utilisateur.
Pour encadrer les transferts de données depuis l’Espace économique européen, Calendly indique notamment s’appuyer sur :
- le EU-U.S. Data Privacy Framework, lorsque celui-ci est applicable ;
- les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne lorsqu’elles sont nécessaires.
Calendly indique également chiffrer les données en transit et au repos.
Les Clients sont invités à ne pas inscrire de données médicales détaillées ou autres données sensibles dans les champs libres proposés lors de la réservation.
10. PAIEMENT – STRIPE
KYMA XPERIENCE utilise le service Stripe pour traiter les paiements en ligne.
Pour les utilisateurs situés dans l’Espace économique européen, les services Stripe sont notamment fournis par des sociétés du groupe Stripe établies en Irlande, dont :
Stripe Payments Europe, Limited et, selon le service de paiement utilisé, d’autres entités européennes réglementées du groupe Stripe.
Stripe reçoit directement les informations nécessaires au traitement du paiement.
Ces données peuvent notamment comprendre :
- nom du titulaire du moyen de paiement ;
- adresse e-mail ;
- informations de facturation ;
- numéro de carte ou autres identifiants du moyen de paiement ;
- date d’expiration ;
- éléments d’authentification ;
- montant et devise ;
- informations relatives à la transaction ;
- adresse IP ;
- données relatives au terminal utilisé ;
- informations nécessaires à la prévention de la fraude.
IMMERSIV LIFE n’a pas accès au numéro complet de carte bancaire lorsque celui-ci est directement collecté par Stripe.
Selon les traitements réalisés, Stripe peut agir :
- comme sous-traitant d’IMMERSIV LIFE pour certaines opérations de traitement exécutées sur instruction ;
- et comme responsable de traitement indépendant pour certaines opérations imposées notamment par la réglementation financière, la sécurité des paiements, la lutte contre la fraude et la conformité.
Stripe dispose d’un Data Processing Agreement (DPA) intégré à ses conditions de service.
Pour un compte Stripe situé hors des Amériques, le DPA est notamment conclu avec Stripe Payments Europe, Limited, société établie en Irlande.
Stripe est un groupe international et certaines données peuvent être traitées en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis.
Stripe indique encadrer ces transferts au moyen de mécanismes reconnus par le RGPD, dont notamment :
- le EU-U.S. Data Privacy Framework, lorsque celui-ci est applicable ;
- les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne ;
- et les autres mécanismes légalement applicables aux transferts internationaux.
Les données relatives aux transactions peuvent également être communiquées aux banques, réseaux de cartes et autres prestataires financiers strictement nécessaires à l’exécution du paiement.
11. TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN
L’hébergement principal du site KYMA XPERIENCE auprès d’o2switch est réalisé en France.
L’utilisation de services internationaux, notamment Calendly et Stripe, peut toutefois entraîner des traitements de données situés en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsqu’un tel transfert intervient, IMMERSIV LIFE veille à utiliser des prestataires prévoyant des mécanismes conformes au RGPD.
Selon les situations, ces transferts peuvent notamment reposer sur :
- une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- le EU-U.S. Data Privacy Framework ;
- les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne ;
- ou tout autre mécanisme légalement reconnu.
12. DURÉES DE CONSERVATION
IMMERSIV LIFE applique le principe selon lequel les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
Réservations
Les données nécessaires à l’organisation des séances sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la prestation et au suivi de la relation client.
Les données pouvant être nécessaires à la preuve de la relation contractuelle peuvent ensuite être archivées pendant les délais de prescription applicables.
Facturation et comptabilité
Les factures et pièces comptables sont conservées pendant les durées imposées par la législation fiscale et comptable.
Demandes de contact
Les informations relatives à une demande sont conservées pendant le temps nécessaire à son traitement puis supprimées ou archivées en fonction de sa nature.
Prospection commerciale
Les données utilisées à des fins de prospection sont conservées pendant la durée autorisée par la réglementation ou jusqu’au retrait du consentement lorsqu’il constitue la base du traitement.
Données techniques
Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pour une durée limitée et proportionnée aux besoins de sécurité et de fonctionnement du site.
Données détenues par les prestataires
Calendly, Stripe et o2switch peuvent appliquer leurs propres durées de conservation lorsqu’elles sont nécessaires à la fourniture du service, à la sécurité ou au respect de leurs obligations légales.
13. COOKIES ET TRACEURS
Le site KYMA XPERIENCE peut utiliser des cookies ou technologies similaires.
Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement du site et ne nécessitent pas de consentement lorsqu’ils remplissent les conditions légales applicables.
D’autres traceurs peuvent nécessiter le consentement préalable de l’utilisateur.
Cela peut notamment être le cas des cookies ou technologies utilisés par certains services tiers intégrés au site.
Calendly intégré au site
Lorsque l’interface Calendly est directement intégrée dans une page de KYMA XPERIENCE, Calendly peut utiliser des cookies ou technologies similaires.
Calendly précise que, pour certaines données collectées via les cookies de ses services intégrés, Calendly et le client utilisant son service peuvent agir en qualité de responsables de traitement indépendants.
Lorsque la réglementation exige un consentement, l’intégration Calendly doit donc être configurée afin de ne pas déposer les cookies concernés avant le choix de l’utilisateur.
Stripe
Stripe peut également utiliser des technologies nécessaires notamment :
- à la sécurisation des paiements ;
- à l’authentification ;
- à la prévention de la fraude ;
- au fonctionnement de son service.
Les cookies strictement nécessaires à la sécurité et au paiement peuvent bénéficier des exemptions prévues par la réglementation lorsque leurs conditions sont remplies.
Gestion des préférences
Lorsque des cookies nécessitant un consentement sont utilisés, l’utilisateur doit pouvoir :
- les accepter ;
- les refuser ;
- choisir certaines catégories ;
- modifier ultérieurement son choix.
Une politique dédiée aux cookies pourra compléter la présente Politique de confidentialité.
14. SÉCURITÉ DES DONNÉES
IMMERSIV LIFE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de limiter les risques de :
- perte ;
- destruction ;
- altération ;
- accès non autorisé ;
- divulgation ;
- utilisation frauduleuse.
Le site utilise notamment des communications sécurisées lorsqu’elles sont nécessaires.
IMMERSIV LIFE sélectionne également des prestataires mettant en œuvre leurs propres dispositifs de sécurité.
o2switch indique mettre en œuvre des mesures visant à garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des données hébergées.
Calendly indique chiffrer les communications ainsi que les données stockées.
Stripe utilise des dispositifs spécifiques de sécurisation des paiements et de prévention de la fraude.
15. DROITS DES PERSONNES
Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent, selon les conditions prévues par la réglementation, notamment des droits suivants :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
- droit de retirer son consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.
Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité des traitements effectués avant son retrait.
16. EXERCICE DES DROITS
Toute demande peut être adressée à :
IMMERSIV LIFE – KYMA XPERIENCE 4 rue Germaine Richier 37100 Tours – France
E-mail : admin@immersivlife.com
La personne doit préciser l’objet de sa demande et fournir les informations nécessaires permettant de l’identifier.
Lorsque cela est nécessaire et en présence d’un doute raisonnable sur son identité, IMMERSIV LIFE peut demander des informations complémentaires permettant de vérifier celle-ci.
IMMERSIV LIFE traite les demandes dans les délais prévus par la réglementation.
17. RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL
Si une personne considère que le traitement de ses données personnelles porte atteinte à ses droits, elle peut introduire une réclamation auprès de l’autorité française compétente :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – CNIL
www.cnil.fr
18. DONNÉES DES MINEURS
KYMA XPERIENCE n’a pas vocation à collecter directement des données relatives à des mineurs sans l’intervention de leur représentant légal lorsque celle-ci est nécessaire.
Lorsque la participation d’un mineur est autorisée, les informations nécessaires à son inscription et à son accueil peuvent être recueillies auprès de son représentant légal.
19. ABSENCE DE DÉCISION AUTOMATISÉE
Sauf information contraire expressément communiquée à l’utilisateur, les données collectées par IMMERSIV LIFE ne donnent pas lieu à une décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
Certains prestataires, notamment les prestataires de paiement, peuvent toutefois utiliser des outils automatisés de prévention et de détection de la fraude dans le cadre de leurs propres obligations et services.
20. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
IMMERSIV LIFE peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte notamment :
- de l’évolution du site ;
- de l’évolution des services KYMA XPERIENCE ;
- du changement ou de l’ajout de prestataires ;
- de nouvelles fonctionnalités ;
- ou d’une évolution législative ou réglementaire.
La version applicable est celle publiée sur le site.
La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.
21. CONTACT
Pour toute question concernant la protection des données personnelles :
IMMERSIV LIFE – KYMA XPERIENCE 4 rue Germaine Richier 37100 Tours – France
E-mail : admin@immersivlife.com Téléphone : 06 61 76 84 59